Bagaimana mencetak media promosi, yang berhubungan dengan media kertas. Sipenanya tampaknya adalah seorang desain grafis di bidang marketing yang banyak bergelut dengan brosur promosi, kartu ucapan, undangan, dan kartu nama.

Tahu produk promosi
Seorang desainer grafis layaknya memahami dulu produk akhir yang akan dibuat baru kemudian melakukan review jenis kertas yang akan digunakan berdasarkan properties kertas yang umum. Brosur promosi umumnya menggunakan kertas tipis. Kartu ucapan dan kartu bisnis jamaknya menggunakan kertas tebal, kata kartu sendiri menyiratkan kertas harus kaku dan tebal.

Brosur sendiri bisa dalam bentuk postcard, yang umunya menggunakan kertas tebal. Sementara surat undangan bisa tipis, dan kalau kartu undangan tentu kembali haru cari yang tebal dan kaku. Bila undangan dalam bentuk surat, bisanya menggunakan kertas tipis yang bisa dilipat. Jadi lagi-lagi tergantung bagaimana suatu produk promosi ingin dibentuk dan diwujudkan dalam suatu projek pemasaran.

Kartu undangan
Pemilihan kertas tebal buat kartu undangan sangat relatif tergantung bagaimana designer membuat kartu undangan itu sendiri dan bagaimana pelanggan memberi masukan. Kartu undangan yang formal umumnya menggunakan kertas coated atau kertas fancy (fancy paper). Kertas Art Board, kertas yang tebal dengan coating bisa menjadi salah satu pilihan. Walaupun Art Board termasuk golongan kertas komoditi, namun karena kertas coated memberi sifat yang kilap dan hasil cetakan yang superior, maka desainer banyak menggunakannya untk kartu undangan.

Bila desainer ingin membuat kartu undangan yang lebih khsus, maka pemakaian kertas fancy menjadi pilihan. Jenis dan kualitasnya sangat bervariasi, bisa dalam bentuk kertas coated dan uncoated. Namun kertas fancy uncoated mempunyai karakter yang khusus dan berbeda misalnya dengan HVS, fotokopi dan kertas koran. Ketiga jenis kertas uncoated ini masuk dalam kategori kertas komoditi dan umumnya tipis dengan gramatur dari 50 - 150 gsm.

Ciri dan property kertas
Pertama, gramatur yang umum dari kartu adalah kertas diatas 170 gsm, semakin tinggi akan semakin tebal. Kedua, warna baik kertas putih yang sangat tinggi brightness-nya atau yang berwarna khusus merupakan karakter penting karena akan memberi hasil cetak yang berbeda dengan proses pencampuran tinta. Ketiga, tekstur kertas menambah karakter dari keistimewaan kertas, seperti embos, laminasi dengan bahan metalik, keemasan dlsbgnya. Penambahan tekstur bisa dilakukan setelah kertas diproduksi, melalui emboss roll. Tekstur yang unik bisa dilakukan diatas mesin kertas itu sendiri disebabkan oleh material serat dan warna yang khusus atau melalui proses "watermark roll" yang dipasang pada bagian wire dari mesin kertas. Watermark roll akan membuat bayangan air yang unik dan khusus saat kertas selesai dikeringkan dan diproduksi.

Peranan Spec Representative
Seorang desainer yang tidak mempunyai latar belakang kertas, pasti akan bingung dan pusing memilih kertas fancy apa yang cocok buat projek cetak.

Di luar negri seperti di US dan Eropa sangat umum suatu pabrik kertas khusus atau ditributor kertas khusus, bukan kertas komoditi, menyewa "Spec Representative" yang tugasnya melakukan pendekatan ke desainer baik dalam arti individu dan perusahaan.

Mereka tidak menjual dalam arti harfiah, mereka melakukan meeting atau presentasi baik dalam format kelas ataupun format "makan siang rame-rame". Spec Rep mengundang beberapa desainer untuk bertemu di suatu restauran yang enak untuk melakukan perbincangan santai tentang karakter kertas tersebut mengenai printability, runnability dan convertability. Saat para desainer tertarik atas karakter kertas dan potensi kemampuan kertas, mereka selanjutnya akan membuat suatu "job" dengan spesifikasi kertas khusus tersebut.

Pada saatnya pekerjaan cetak dilakukan, maka percetakan harus mencari kertas yang dimaksud dengan informasi lengkap dari desainer dimana untuk membelinya. Jadi percetakan bukan pihak yang menentukan jenis kertas yang dipakai.

Tips praktis
Coba kunjungi toko kertas yang khusus bergerak di kertas special bukan yang komoditi, untuk mendapat petunjuk. Biasanya mereka mempunyai berbagai macam jenis kertas yang ditujukan buat undangan. Walaupun akhirnya tergantung dari kreatifitas designer sendiri bagaimana meracik keinginan pelanggan dan pengetahuan atas kertas yang tersedia dipasar. Banyak desain yang unik menggunakan kertas yang sebelumnya tidak ditujukan buat undangan selama prinsip utama ketebalan tidak ditinggalkan. Misalnya contoh ekstrim adalah penggunaan kertas buatan tangan (hand made paper), dimana warna dan tekstur sangat unik dan berbeda. Tidak jarang kartu undangan perkawinan menggunakan kertas tipe ini, namun sekali lagi biasanya selalu tebal. Kartu undangan yang tipis akan sangat tidak impressive saat dipegang dan diterima oleh para undangan

Brosur promosi
Brosur promosi lebih banyak menggunakan kertas tipis baik uncoated dan coated, yang masuk dalam kategori kertas komoditi. Mengingat brosur promosi dicetak dalam jumlah besar untuk melakukan promosi penjualan agar dapat mencapai masyarakat banyak dan luas, maka aspek biaya menjadi kritis. Sehingga penggunaan kertas komoditi lebih jamak bila dibandingkan dengan penggunaan kertas fancy.

Kertas uncoated seperti HVS, fotokopi lebih murah dibanding kertas coated bisa sekitar 30% atau lebih tergantung siklus pasar. Keunggulan kertas coated adalah hasil cetaknya kilap dengan warna yang tajam dan kontras, tentunya mempunyai daya tarik dan kesan yang superior terhadap suatu barang yang dipromosik